Le guide du directeur financier pour optimiser les dépenses SaaS

Alors que nous nous tournons vers les années à venir, le marché du SaaS est en passe de dépasser les 800 milliards d'euros, grâce à l'adoption croissante d'outils, de technologies et d'automatisation par les entreprises à forte croissance. Nos recherches indiquent que 40 % des entreprises consacrent plus d'un million d'euros par an au SaaS, et 14 % dépassent les 5 millions d'euros. Cette tendance souligne la nécessité cruciale d'une gestion efficace des licences SaaS afin de réduire les dépenses incontrôlées et de garantir une allocation optimale des ressources.

Dans le contexte actuel, les entreprises déploient plus de 250 outils dans différents services, ce qui crée un labyrinthe de licences éparpillées dans les e-mails, les chaînes Slack et les dossiers locaux. Cet approvisionnement décentralisé donne naissance à l'informatique parallèle, ce qui pose des défis importants en termes de sécurité et de conformité des données.

Chez Corma, nous reconnaissons le rôle essentiel de la gestion complète des licences SaaS pour faire face à ces complexités. En fournissant une visibilité en temps réel sur les dépenses et la propriété, notre plateforme permet aux équipes financières de rationaliser les opérations et de maximiser le retour sur investissement.

Qu'est-ce que la gestion des licences SaaS ?

La gestion des licences SaaS englobe l'organisation, l'administration et le contrôle d'accès des applications basées sur le cloud à partir d'une plateforme centralisée. Contrairement aux licences logicielles traditionnelles, les contrats SaaS permettent aux utilisateurs d'accéder à des outils hébergés et gérés par des fournisseurs, généralement sur la base d'un abonnement. Il est essentiel de comprendre et de gérer ces contrats, qui couvrent des aspects tels que l'étendue des utilisateurs, les prix, les dispositions de sécurité et les conditions de résiliation, à mesure que le nombre d'outils et d'utilisateurs augmente.

Pourquoi la gestion des licences SaaS est importante

Une gestion efficace des licences SaaS est essentielle pour atténuer les fuites de coûts, éliminer le gaspillage et garantir la conformité. Les principaux défis sont les suivants :

• Licences non utilisées: Les organisations payent souvent pour des licences qui ne sont pas utilisées en raison d'un chiffre d'affaires ou d'une sous-utilisation.
• Surpaiement et doublons : les achats décentralisés entraînent des acquisitions d'outils dupliquées et des opportunités de négociation manquées, ce qui entraîne une hausse des coûts.
• Outils redondants et renouvellements automatiques : sans supervision, les équipes peuvent gérer des outils redondants avec des clauses de renouvellement automatique, ce qui entraîne des dépenses inutiles.
• Risques liés à l'informatique parallèle et à la conformité : les outils SaaS non autorisés présentent des risques de sécurité et peuvent enfreindre des normes réglementaires telles que le RGPD ou le NIS2. Les entreprises issues de secteurs sensibles ou disposant de certifications telles que NORME ISO 27001 sont particulièrement concernés par cette situation.

Comment fonctionne la gestion des licences SaaS

Notre plateforme regroupe tous les contrats SaaS sur un tableau de bord unifié, offrant des informations complètes sur les coûts, les dates de renouvellement et les modèles d'utilisation. Il facilite la gestion proactive en envoyant des alertes concernant les prochains renouvellements et les fluctuations des prix, ce qui permet de prendre des décisions éclairées et d'optimiser les coûts.

Rôles des utilisateurs dans la gestion des licences SaaS

La gestion des différents rôles des utilisateurs, qu'il s'agisse des administrateurs informatiques chargés de superviser l'accès, des titulaires de contrats ou des utilisateurs finaux, est essentielle pour maintenir la sécurité des données et l'efficacité opérationnelle. Chaque rôle joue un rôle crucial dans la gestion des autorisations et dans la garantie de la conformité aux politiques de l'organisation.

Meilleures pratiques en matière de gestion des licences SaaS

Pour gérer efficacement les licences SaaS, tenez compte des bonnes pratiques suivantes :

• Investissez dans un Solution de plateforme de gestion SaaS: dépassez les feuilles de calcul et optez pour une plateforme de gestion des licences SaaS dédiée qui offre des fonctionnalités robustes pour l'organisation des contrats, le suivi de l'utilisation et l'optimisation des coûts.
• Suivez les coûts, l'utilisation et le retour sur investissement : gagnez en visibilité dans les indicateurs de dépenses et d'utilisation afin d'évaluer le retour sur investissement de chaque outil et de justifier les décisions de renouvellement.
• Configurez des alertes en temps opportun : mettez en place des alertes pour les prochains renouvellements et les modifications de prix afin de faciliter la prise de décisions proactives et le contrôle des coûts.
• Gérez le cycle de vie des employés : Simplifiez la gestion des licences tout au long du cycle de vie des employés, en garantissant un provisionnement et une révocation rapides des licences en fonction de l'évolution des rôles ou du départ des employés.

Les dépenses liées au SaaS représentent une part importante des budgets des entreprises, mais de nombreuses organisations ne disposent pas des outils et des processus nécessaires à une supervision et à une optimisation efficaces. Chez Corma, notre plateforme de gestion des licences SaaS est conçue pour consolider les informations, améliorer la visibilité et optimiser les dépenses au sein de votre organisation.

Découvrez comment Corma peut transformer votre stratégie de gestion des licences SaaS afin d'automatiser les processus et de réduire les coûts. Planifiez une démonstration dès aujourd'hui pour voir notre plateforme en action.